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远程办公只有沟通和开会?看他们是如何远程协作的!

远程办公在欧美国家相对比较普及,而在国内,大家的远程办公却不尽如意。如何更加高效的远程办公?沟通、协作怎样更加积极有效?看看Microsoft Teams是如何帮助各行业人员开启高效的远程办公吧!

作者:鸢玮来源:51cto|2020-02-26 15:00

【51CTO.com原创稿件】新型冠状病毒疫情肆虐下,国内很多企业开启了远程办公,学校也开始停课不停学,纷纷开始在线教育。其实,远程办公,不仅仅是防疫需求,更是现代化办公发展的趋势。

根据调查显示,从2005年到2019年,远程办公人员增长了140%,三分之一的人会因为远程办公而考虑换工作。更重要的是,远程办公的效率可以比在办公室办公平均高出13%,远程办公的快乐指数可以超出40%。

远程办公在欧美国家相对比较普及,而在国内,大家的远程办公却不尽如意。如何更加高效的远程办公?沟通、协作怎样更加积极有效?看看Microsoft Teams是如何帮助各行业人员开启高效的远程办公吧!

他们是这样使用Microsoft Teams的!

Microsoft Teams是2016年微软推出的远程办公协作平台,一经推出就成为了微软有史以来发展最快的业务应用。为了帮助更多企业应对疫情下的远程办公,微软宣布,尚未使用Microsoft Teams远程办公套件的企业用户可申请6个月免费的国际版Office 365 E1服务。马上点击链接,获取Microsoft Teams的免费使用机会吧!

Microsoft Teams虽然是个远程办公平台,但是不只是员工沟通、开会可以用到,教育、医疗、制造等众多行业也都可以使用到,众多的应用场景,只有你想不到的!

1、市场营销

市场营销工作,涉及面广,需要公司里各个部门的人群策群力,比如销售、财务、市场营销人员等等,共同来分析行业发展趋势,客户合作情况,项目预算等等,这就需要将销售、财务等相关部门的人员加入进来一起讨论。

通过Microsoft Teams快速建立频道,将相关提供意见的部门组建虚拟团队,共享文档进行协作。此外,市场营销方案的审批流程也是相对比较漫长的,通过Microsoft Teams可以进行团队实时协作,获得所需要的批准。

2、销售

销售经常在外,不是在见客户就是在见客户的路上,远程办公的沟通必不可少。但是,这里更想强调的是销售计划的制定以及信息数据安全。

没有销售计划就无法完成公司的目标,但是销售计划不只是销售领导决定的,还需要听取客户经理、市场营销经理等各方的意见,然后设立一定难度的目标。而在制定目标的过程中,可以通过Microsoft Teams建立“销售计划”团队环境,并且协调各项计划,例如年度销售会议、季度业务评审、月度销售评审和销售行动手册等,大家可以在临时团队中沟通、开会,还可以分享文档,协同编辑,同时,还可以将任务分配给团队成员和跟踪进度等。

销售经常使用移动设备来进行工作的,Microsoft Teams依托于Office 365提供的安全性,可以通过数据丢失防护策略保护设备,该策略可标识、监视和自动保护敏感信息。 如果某团队成员的设备丢失,则可远程擦除该设备来保证安全。

3、人力资源

如今疫情下,HR的工作开展也受到了一定的阻碍,人员面试、内部员工培训等以前需要线下完成的工作,都需要搬到线上。

评估职位候选人时,需要业务招聘者和经理以及HR共同来参与,这时就可以通过Microsoft Teams来创建频道,共享和审阅候选人员简历,还可以通过聊天或者音视频等方式讨论,确定并雇佣候选人后,如果有类似职位空缺,仍可在Teams中参考其他人的简历。

此外,员工培训也是个成本高又耗时的事情,通过Microsoft Teams可以更加高效地进行培训。培训前,可以将培训内容发给大家提前了解,结束后可以将培训相关材料上传到Teams中的文件中,大家可以直接查看学习。

4、制造

制造业的需求,来自于内部团队以及外部的供应商,因此需要便捷的方法来确保需求文档中包含的规格要求是最新的,并且内外部都可以轻松访问需求文档。通过Microsoft Teams可以收集制造需求,将需求文档上传到文件选项卡中,所有参与者可以实时进行编辑、更新,以确保需求内容包括的是最新产品规范。

新产品设计规范、生产计划和质量要求很容易在电子邮件中丢失或者淹没,因此,通过将供应链中的所有人加入到Microsoft Teams中,将供应商产能的重要更新、产品设计文档等都上传到Microsoft Teams中,以供所有人参考。

5、教育

在线教育,也是在本次疫情中发挥较大的场景之一。停课不停学,传统教育也都纷纷开启在线课堂,老师变成网红,通过在线方式为同学们上课。Microsoft Teams不但可以支持万人直播,老师还可以共享电脑屏幕和PPT, Word, OneNote等应用程序,将教学素材第一时间传达给学生。

当然,对于学生的沟通和管理,可以通过Microsoft Teams建立班级群和频道,方便老师和学生进行1对1或者1对多的沟通,同时可以分享文字,语音,视频,图片,建立学习空间,上传和分享课件和作业。

6、医疗

一个患者的护理,可能涉及到不同的医生、护士或是专家,因此建立统一的患者病情记录以及护理计划很有必要。通过Microsoft Teams创建通道,所有和患者相关的医务人员都可以随时随地地协作处理有效的护理计划。

很多患者的疾病都需要多方专家进行会诊,而这些专家都分散在各个地方,因此,可以通过Microsoft Teams来共享患者相关文件,并通过视频通话等方式来讨论和最终确定治疗计划,大大节省了时间提高了效率。

不只是在线课堂,原来Teams还可以这样使用!

深圳市厚德书院是深圳市第一所开创 16-18 岁定制教育的全日制民办普通高中,致力于推动教育创新和改革,在成立在之初九立志打造成为完整的数字化未来学习。通过Microsoft Teams,不但实现了远程实时教学,线上作业分发、提交和批改,还整合了学生的学习情况、生活信息等,使得学校管理、教学、师生和家长紧密结合,借助信息化技术实现领先的教育理念。

跨国课堂
厚德书院与美国的大学有着密切的合作,希望引入国际优质课程。通过Microsoft Teams,国外的老师可以与国内的学生进行视频通话,并且在通话过程中,老师可以共享桌面、幻灯片、图片等,并且在课程结束后发起投票,了解学生对于课堂上所授内容的知识点的掌握情况。此外,老师还可以为每个班级创建 Teams 组,共享教学材料和学习资源,学生可以方便地找到上课的各种资料进行学习。

线上作业
厚德书院为各个班级建立了属于自己的班级频道,老师上课后可以将作业不知道班级频道中,学生写完作业可以直接提交,老师可以在线批改学生作业并填写分数,给出相关的评语或者学习建议等,而这一切都是通过Microsoft Teams实现的。借助Microsoft Teams,厚德书院将线下布置作业,批改、反馈等环节全部搬到了线上,真正实现数字化校园。

校园管理
除了在线学习、在线提交批改作业,厚德书院在Microsoft Teams上创建了校园管理平台。在校园管理平台中可以发布通知公告,共享通讯录、校历、校车安排等消息。教师和员工都可以查看学校的相关信息。此外,学校的周计划、学期计划、年度计划等内容也都是填写在Microsoft Teams中共享的Excel,方便校领导等进行查看和监督。

目前,Microsoft Teams已经在全球181个市场落地,超过50万家组织正在使用Microsoft Teams,日活跃用户超过1300万人。在这些使用的组织中,有学校、律所、制造、医疗机构、政府等不同专业领域,帮助他们提升协作效率。想要开启高效的远程办公吗?点击链接,获取Microsoft Teams免费使用机会吧!

【51CTO原创稿件,合作站点转载请注明原文作者和出处为51CTO.com】

【责任编辑:鸢玮 TEL:(010)68476606】

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